MANAJEMEN KINERJA PADA PROYEK KONSTRUKSI

MANAJEMEN KINERJA PADA PROYEK KONSTRUKSI

Hamdi M*

Program Magister Teknik Sipil

Minat Manajemen Konstruksi

Fakultas Teknik - Universitas Brawijaya

Malang

1.      Pengertian Kinerja Proyek

Kinerja Proyek (Project Performance) merupakan bagaimana cara kerja proyek tersebut dengan membandingkan hasil kerja nyata dengan perkiraan cara kerja pada kontrak kerja yang disepakati oleh pihak owner dan kontraktor pelaksana. Soeharto mengemukakan suatu contoh dimana dapat terjadi bahwa dalam laporan suatu kegiatan dalam proyek berlangsung lebih cepat dari jadwal sebagaimana yang diharapkan. Akan tetapi ternyata biaya yang dikeluarkan melebihi anggaran. Bila tidak segera dilakukan tindakan pengendalian, maka dapat berakibat proyek tidak dapat diselesaikan secara keseluruhan karena kekurangan dana.

2.      Pengendalian

 Pengendalian menurut R. J. Mockler sebagaimana dikutip Soeharto (1999: 228) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisa kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

Proses pengendalian berjalan sepanjang daur hidup proyek guna mewujudkan performa yang baik di dalam setiap tahap. Perencanaan dibuat sebagai bahan acuan bagi pelaksanaan pekerjaan. Bahan acuan tersebut selanjutnya akan menjadi standar pelaksanaan pada proyek yang bersangkutan, meliputi spesifikasi teknik, jadwal, dan anggaran. Maka untuk dapat melakukan pengendalian perlu adanya perencanaan. Menurut Santoso (1997), ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian yaitu :

Perencanaan berkonsentrasi pada :

a.       Penetapan arah dan tujuan

b.      Pengalokasian sumber daya

c.       Pengatisipasian masalah

d.      Pemberian motivasi kepada partisipanuntuk mencapai tujuan.

Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada :

a.       Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan

b.      Penggunaan secara efektif sumber daya yang ada

c.       Perbaikan/ koreksi masalah

d.      Pemberian imbalan pencapaian tujuan.

Pada prinsipnya setiap operasi pekerjaan selalu diawali dengan membuat rencana, kemudian selama berlangsungnya pelaksanaan harus diperhatikan upaya mengukur hasil-hasil yang dicapai untuk dibandingkan terhadap rencana semula. Pada Gambar  dibawah ini diberikan langkah-langkah operasional pengendalian :

Gambar 1. Langkah-langkah Proses Pengendalian Kinerja

(Dipohusodo,1996:407)

Pada dasarnya upaya pengendalian merupakan proses pengukuran, evaluasi dan membetulkan kinerja proyek. Untuk proyek konstruksi, ada tiga unsur yang perlu dikendalikan dan diukur, yaitu : kemajuan (progress) yang dicapai dibandingkan terhadap kesepakatan kontrak, pembiayaan terhadap rencana anggaran, dan mutu hasil pekerjaan terhadap spesifikasi teknis.

Menurut Dipohusodo (1996), proses pengendalian kinerja dalam pelaksanaan proyek konstruksi secara umum terdiri dari 3 langkah pokok, yaitu:

1)      Menetapkan standar kinerja. Standar ini dapat berupa biaya yang dianggarkan dan jadwal.

2)      Mengukur kinerja terhadap standar dengan jalan membandingkan antara performansi aktual dengan standar performansi. Hasil pekerjaan dan pengeluaran yang telah terjadi dibandingkan dengan jadwal dan biaya yang telah direncanakan.

3)      Melakukan tindakan koreksi apabila terjadi penyimpangan terhadap standar yang telah ditetapkan.

3.      Faktor Penghambat Proses Pengendalian Kinerja

Menurut Wulfram (2004), ada beberapa faktor yang menyebabkan pengendalian kinerja menjadi tidak efektif, yaitu :

1)      Definisi Proyek

Definisi proyek yang dimaksud adalah keadaan proyek itu sendiri atau gambaran proyek yang dibuat perencana. Pada proyek dengan ukuran dan kompleksitas yang amat besar, yang melibatkan banyak organisasi ditambah lagi banyaknya kegiatan yang saling terkait, maka akan timbul masalah kesulitan koordinasi dan komunikasi. Kesulitan yang sama bisa juga timbul karena kerumitan pendefinisian struktur organisasi proyek yang dibuat perencana.

2)      Faktor Tenaga Kerja

Pengawas atau inpektur yang kurang ahli dibidangnya atau kurang berpengalaman dapat menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat.

3)      Faktor Sistem Pengendalian

Penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal dengan mengabaikan hubungan kemanusian akan timbul kekakuan dan keterpaksaan. Oleh karena itu, perlu juga diterapkan cara-cara tertentu untuk mendapatkan informasi secara tidak resmi misalnya ketika makan bersama, saling mengunjungi, komunikasi lewat telepon, dan lain sebagainya.

4.      Faktor Pendukung Proses Pengendalian Kinerja

Mutu suatu pengendalian kinerja tidak terlepas dari mutu informasi yang diperoleh. Jika informasi yang diperoleh pengawas di lapangan dapat mewakili kondisi yang sebenarnya maka solusi yang diambil akan lebih mengena sasaran. Menurut Wulfram (2004), ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan agar pengendalian jinerja dan sistem informasi berlangsung dengan baik, yaitu :

1)      Ketepatan Waktu

Keterlambatan pemantauan hanya akan menghasilkan informasi yang tidak sesuai lagi dengan kondisi.

2)      Akses Antar tingkat

Derajat kemudahan untuk akses dalam jalur pelaporan performa sangat berpengaruh untuk menjaga efektifitas sistem pengendalian kinerja. Jalur pelaporan dari tingkat paling atas hingga paling bawah harus mudah dan jelas. Sehingga, seorang manajer dapat melacak dengan cepat bila terdapat bagian yang memiliki performa jelek.

3)      Perbandingan Data Terhadap Informasi

Data yang diperoleh dari pengamatan di lapangan harus mampu memberikan informasi secara proporsional. Jangan sampai terjadi jumlah data yang didapat berjumlah ribuan bahkan ratusan ribu namun hanya memberikan satu dua informasi. Sedangkan untuk

mengolah data tersebut membutukan tenaga dan waktu yang tidak sedikit.

4)      Data dan Informasi Yang Dapat Dipercaya

Masalah ini menyangkut kejujuran dan kedisiplinan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Semua perjanjian dan kesepakatan yang telah dibuat seperti waktu pengiriman peralatan dan bahan, waktu pembayaran harus benar-benar ditepati.

5)      Obyektifitas Data

Data yang diperoleh harus sesuai dengan apa yang terjadi di lapangan. Pemakaian asumsi, kira-kira atau pendapat pribadi tidak boleh dimasukkan sebagai data hasil pengamatan.

5.      Pengendalian Waktu dan Biaya Proyek Konstruksi

1)      Pengendalian Waktu

Lamanya waktu penyelesaian proyek berpengaruh besar dengan pertambahan biaya proyek secara keseluruhan. Maka dari itu dibutuhkan laporan progress harian/ mingguan/ bulanan untuk melaporkan hasil pekerjaan dan waktu penyelesaian untuk setiap item pekerjaan proyek. Dan dibandingkan dengan waktu penyelesaian rencana agar waktu penyelesaian dapat terkontrol setiap periodenya.

2)      Pengendalian Biaya

Biaya-biaya konstruksi proyek perlu dikelompokkan agar dalam analisa perhitungan earned value. Menurut Asiyanto (2005), Biaya konstruksi memiliki unsur utama dan faktor yang perlu dipertimbangkan dalam kegiatan pengendalian.

Unsur utama dari biaya konstruksi adalah :

a.       Biaya material

b.      Biaya upah

c.       Biaya alat

Biaya-biaya lain memang ada, tetapi sifatnya minor (tidak berarti).

Terjadinya biaya merupakan hasil perkalian dua faktor, yaitu faktor kuantitas pekerjaan dan faktor harga satuan pekerjaan.

Untuk dapat mengendalikan semua unsur dan faktor-faktornya dengan baik, perlu diketahui penyebab penyimpangan yang mungkin terjadi, misalnya :

1)      Penyebab penyimpangan biaya material adalah sebagai berikut :

Faktor Kuantitas :

a.       Kesalahan dalam penerimaan material (kuantitas dan mutu)

b.       Kerusakan material yang sudah diterima

c.       Kehilangan material

d.      Pemborosan penggunaan material

e.       Penolakan dari konsultan terhadap material yang sudah diterima

f.       Kesalahan pelakanaan sehingga pekerjaan harus diulang.

Faktor Harga Satuan :

a.       Kelemahan negoisasi dengan supplier

b.      Kelemahan pasal-pasal dalam surat pembelian

c.       Kekurangan alternatif sumber

d.      Over quality dari persyaratan yang ada.

2)      Penyebab penyimpangan biaya upah adalah sebagai berikut :

Faktor Kuantitas :

a.       Kelebihan menghitung kuantitas pekerjaan yang akan dibayar

b.      Kesalahan ukuran dalam pelaksanaan

c.       Kesalahan pelaksanaan sehingga memerlukan pekerjaan ulang.

Fakor Harga Satuan :

a.       Kelemahan negoisasi dengan mandor borong

b.      Kelemahan pasal-pasal dalam surat perjanjian pekerjaan.

c.       Kekurangan alternatif sumber mandor borong

d.      Over method.

3)      Penyebab penyimpangan biaya alat adalah sebagai berikut :

Faktor Kuantitas :

a.       Kesalahan menghitung jam kerja alat atau kesalahan dalam menghitung barang yang habis dipakai

b.      Kesalahan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan oleh alat

c.       Pekerjaan ulang yang dilaksankan oleh alat

Faktor Harga Satuan :

a.       Kelemahan negoisasi pembelian barang yang habis dipakai atau negoisasi harga sewa alat

b.      Kelemahan pasal-pasal dalam perjanjian sewa alat

c.       Kesalahan memilih jenis alat

d.      Kesalahan memilih kombinasi alat

e.       Kesalahan mengatur alat sehingga idle

6.      Kurva “S”

Menurut Barrie (1995), bentuk kurva S berasal dari pemaduan kemajuan setiap satuan waktu untuk mendapatkan kemajuan kumulatif yang digunakan dalam pemantauan pekerjaan. Ukuran kemajuan dititikberatkan pada prestasi kerja dan biaya. Sumbu X menunjukkan skala waktu, sedang pada sumbu Y merupakan skala biaya atau prestasi kerja. Pada sebagian besar proyek, pengeluaran dari sumber daya untuk setiap satuan waktu condong berjalan lambat, berkembang ke puncak, kemudian berangsur-angsur berkurang bila mendekati ujunf akhir. Karena itulah kemajuan sering tergambar seperti huruf S.

7.      Laporan Kemajuan

Tindakan yang dilakukan untuk menentukan kemajuan atau status dari proyek adalah yang pertama kuantitas satuan kerja di lokasi dapat diteliti secara fisik dan dibandingkan dengan apa yang diperlihatkan dalam gambar. Kedua waktu yang berlangsung dapat dibandingkan dengan lamanya kegiatan yang diperkirakan atau lamanya waktu proyek. Ketiga uang yang diperjanjikan atau dikeluarkan dapat dibandingkan dengan anggaran yang diperkirakan.

Menurut Barrie (1995), suatu ”Laporan Kemajuan Bulanan” yang lengkap dapat menyampaikan informasi yang esensial. Isi dari laporan adalah sebagai berikut :

 1)      Rangkuman Status Proyek

Item ini menyajikan suatu ringkasan menyeluruh yang singkat mengenai status proyek. Ringkasan ini dapat mengandung suatu uraian singkat mengenai status dari setiap tahap utama, memberikan informasi kuantitatif seperti persentase yang telah diselesaikan sec`ra fisik yang dibandingkan dengan penyelesaian yang direncanakan, dan meramalkan biaya ”penyelesaian sebenarnya” terhadap anggarannya.

2)      Status Pengadaan

Item ini mempertimbangkan kontrak-kontrak yang telah diluluskan selama perioda itu, kontrak-kontrak yang kini sedang dikeluarkan untuk penawaran dan informasi penting lainnya. Suatu bagan-balok sederhana yang memperlihatkan status pengadaan sebenarnya dan pelulusan kontrak yang dibandingkan dengan rencana yang asli seringkali akan memberikan manfaat.

3)      Status Konstruksi

Satuan dari Laporan Kemajuan ini harus memberikan suatu uraian tentang pekerjaan yang telah dilaksanakan dalam periode itu, pekerjaan penting yang harus dilaksanakan dalam perioda mendatang dan suatu pembahasan tentang masalah-masalah utama, dengan pemecahan yang diusulkan. Informasi secara kuantitatif akan lebih penting dari suatu pembahasan yang bersifat umum saja.

4)      Status Rencana

Item ini harus memuat ringkasan dari rencana-rencana pengendalian menurut kontrak dan menurut fasilitas, xang memperlihatkan kemajuan yang sebenarnya yang dibandingkan dengan rencana-rencana memulai-dini dan memulai-lambat. Bila kontrak atau fasilitas ternyata menjadi terlambat dari apa yang direncanakan ataupun tergeser, maka harus pula dicantumkan hal-hal mengenai penjelasan tentang masalah itu dan pemecahan atau tindakan yang sedang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut.

 5)      Rangkuman Laporan Biaya

Rangkuman ini harus memperlihatkan catatan biaya yang sebenarnya, biaya yang diperjanjikan dan biaya untuk penyelesaian yang diperkirakan. Ringkasan ini harus membandingkan biaya “penyelesaian sebenarnya” dengan anggaran proyek serta mengidentifikasikan dan menjelaskan perubahan dari laporan terdahulu. Juga harus dicantumkan suatu biaya yang sebelumnya tidak terduga sehingga perkiraan menyeluruh dari biaya-biaya sampai penyelesaian sebenarnya dapat pula diberikan.

8.      Metode Earned Value

Salah satu langkah pengendalian proyek, metode Earned Value dilakukan dengan membandingkan nilai dari prestasi fisik yang telah dikdrjakan nilai pekerjaan yang seharusnya sudah dikerjakan. Metode Earned Value digunakan untuk meningkatkan efektifitas dalam mengendalikan kegiatan proyek, karena tidak menganalisa aspek biaya dan jadwal secara terpisah. Metode Earned Value memadukan unsur biaya, jadwal dan prestasi untuk mengukur kinerja proyek.

Selain itu indikator yang ada dalam metode ini juga dapat dikembangkan untuk membuat prakiraan mengenai keadaan proyek di masa mendatang. Asumsi yang digunakan dalam metode ini adalah bahwa kecenderungan yang terjadi pada saat pelaporan akan terus berlangsung. Adanya prakiraan yang dapat dibuat akan sangat berguna untuk memikirkan rencana dan tindakan pengendalian untuk menghadapi persoalan yang telah diprediksi di kemudian hari agar sasaran proyek tercapai.

     8.1 Indikator Earned Valte 

    Ada 3 indikator yang ada pada metode Earned Value yang dapat digunakan untuk mengukur kemajuan pekerjaan proyek adalah sebagai berikut :

      1) AC (Actual Cost)

Adalah jumlah biaya aktual dari pekerjaan yang telah dilaksanakan. Biaya ini diperoleh dari data-data akuntansi dan keuangan proyek pada tanggal pelaporan atau jumlah aktual dari pengeluaran dan dana yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan pada kurun waktu tertentu. 

2) EV (Earned Value)  

Indikator ini menunjukkan nilai hasil dari sudut pandang nilai pekerjaan yang telah diselesaikan terhadap anggaran yang telah disediakan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.

3)  PV (Planned Value)

Angka ini menunjukkan anggaran untuk suatu paket pekerjaan, tetapi disusun dan dikaitkan dengan jadwal pelaksanaan.

   Gambar 2. Analisa Varians Terpadu

(Sumber : www.apm.org.uk)

8.2. Analisa Kinerja

1)      Analisa Varians Terpadu

Varians yang dihasilkan meliputi varians biaya terpadu dan varians jadwal terpadu. Besarnya nilai varians biaya terpadu (CV) dan varians jadwal terpadu (SV) dirumuskan sebagai berikut:

a)      Varians Biaya (Cost Varians)

                                   CV = EV – AC…………………..(1)

b)      Varians jadwal (Schedule Varians)

SV = EV – PV……………………(2)

Berbagai kombinasi antara varians jadwal dan varians biaya yang dapat menggambarkan mengenai keadaan proyek pada saat pelaporan dalam tabel 1.

Tabel 1. Varian Biaya dan Jadwal Terpadu

Sumber : Soeharto (2001 :273)

2)      Indeks Kinerja

Indeks kinerja, sebagaimana yang diterangkan Soeharto (2001), digunakan pengelola proyek untuk mengetahui efisiensi penggunaan sumber daya. Adapun rumus perhitungannya adalah sebagai berikut:

a)      Indeks Kinerja Biaya (CPI)

CPI = EV / AC………………………….(3)

b)       Indeks Kinerja Jadwal (SPI)

SPI = EV / PV………………………..…(4)

3)      Angka indeks yang diperoleh akan memperlihatkan hal-hal sebagai berikut:

a)      Angka indeks kurang dari satu berarti pengeluaran lebih besar dari anggaran atau waktu pelaksanaan lebih lama dari jadwal yang direncanakan.

b)      Bila angka indeks lebih dari satu maka kinerja penyelenggaraan proyek lebih baik dari perencanaan, dalam arti pengeluaran lebih kecil dari anggaran atau jadwal lebih cepat dari rencana.

c)      Makin besar perbedaan dari angka satu, berarti penyimpangan terhadap perencanaan dasar atau anggaran juga makin besar. Angka yang terlalu tinggi menunjukkan kinerja penyelenggaraan proyek yang sangat baik dibandingkan perencanaan. Maka perlu diadakan pengkajian apakah mungkin perencanaannya atau anggarannya yang justru tidak realistis.

8.3. Analisa Prakiraan Akhir Proyek

Selain dapat digunakan untuk menganalisa kinerja proyek, metode Earned Value juga dapat digunakan untuk memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek. Soehato (2001) menyatakan bahwa prakiraan bukanlah angka pasti, karena hanya berupa asumsi bahwa kecenderungan yang terjadi pada masa pelaporan tidak berubah sampai akhir proyek. Akan tetapi, prakiraan tersebut dapat bermanfaat untuk memberikan peringatan mengenai hal yang akan terjadi di masa datang. Sehingga apabila diperlukan, perbaikan masih dapat dilakukan untuk mengantisipasi hal yang tidak diinginkan agar proyek berhasil diselesaikan.

1)      Prakiraan Biaya Total Proyek (EAC)

Prakiraan dilakukan dengan mengasumsikan bahwa kecenderungan angka kinerja biaya yang terjadi pada saat pelaporan akan tetap sampai akhir proyek. Sehingga biaya total proyek diperkirakan sebesar pengeluaran aktual yang dikeluarkan sampai dengan saat pelaporan ditambahkan biaya untuk pekerjaan tersisa (ETC). Prakiraan biaya total tersebut dinyatakan dalam rumus :

EAC = AC + ETC…………………………….(5)

Adapun besarnya biaya untuk pekerjaan yang tersisa (ETC) menurut Soeharto (2001) diekstrapolasi dengan beberapa cara sebagai berikut: 

a)      Pekerjaan sisa memakan biaya sebesar anggaran

Asumsi bahwa sisa pekerjaan akan memakan biaya sesuai dengan anggaran, tidak tergantung dari prestasi yang telah dicapai sampai dengan saat pelaporan.

b)      Kinerja sama besar sampai akhir proyek.

Analisa ini beranggapan angka kinerja pada saat pelaporan akan tetap bertahan sampai akhir proyek.

c)      Campuran

Pendekatan yang dipakai menggabungkan kedua cara yang sebelumnya telah dijelaskan:

a.       Bila penyelesaian pekerjaan masih di bawah 50 %, maka sisa pekerjaan akan memakan biaya sesuai dengan anggaran., tidak tergantung dari prestasi yang telah dicapai sampai saat ini. Total biaya proyek (EAC) didapat dari menjumlahkan semua pengeluaran sampai pada saat pelaporan (BAC) ditambah sejumlah biaya sesuai anggaran untuk biaya tersisa (ETC), sehingga:

ETC = (BAC – EV)………………(6)

b.      Bila penyelesaian pekerjaan pada saat pelaporan sudah lebih dari 50%, maka prestasi yang dicapai cukup realistis untuk menganalisa pekerjaan tersisa (ETC).

Dimana:

BAC = Basic of Budgeted Cost at Completion ( Biaya akhir yang dianggarkan)

ETC = Estimate to Complete (Biaya untuk Pekerjaan yang tersisa)

CPI = Cost Productivity Index (Indeks Kinerja Biaya).

2)      Prakiraan Waktu Penyelesaian Proyek

Waktu keseluruhan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam proyek dapat diperkirakan dengan mengasumsikan bahwa kecenderungan angka kinerja jadwal akan berlangsung tetap seperti saat pelaporan sampai deng`n akhir proyek. Prakiraan waktu dengan dirumuskan sebagai berikut :

 

 Dimana:

TE = Time Estimated  (Prakiraan Waktu Penyelesaian)

ATE = Actual Time Expended  (Waktu yang telah ditempuh)

OD = Original Duration  (Waktu yang direncanakan)

 

Adapun prakiraan biaya dan waktu akhir proyek tersebut akan dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3. Prakiraan Akhir Proyek

(Sumber: www.maxwideman.com)

3)      Analisa Prakiraan Rencana terhadap Penyelesaian

Dikutip dari http://earnedvaluecompliance.net, “Indeks prestasi penyelelesaian atau disebut the to complete performance index (TCPI) adalah angka indeks kemungkinan dari sebuah prakiraan”. Indeks ini bisa digunakan untuk menambah kepercayaan dalam pelaporan penilaian pada sisa pekerjaan.

 

Sebuah prakiraan rencana yang mungkin terjadi jika nilai TCPI sama dengan 1 (satu). TCPI kurang dari satu menunjukkan kenaikan kinerja yang membuat statistik prakiraan rencana yang tidak mungkin. TCPI lebih dari satu menunjukkan penurunan kinerja pada sisa pekerjaan.

SUMBER :

Dzakfar, Ludfi, 2012 : Project Measurement (Materi Kuliah Manajemen Kinerja Proyek Kelas Manajemen Konstruksi), Malang : PMD Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Ervianto, I Wulfram, 2005 : Manajemen Proyek Konstruksi (Edisi revisi),  Yogyakarta : Andi Press.

Hasyim, Hamzah, 2012 : Manajemen Kinerja : Falsafah, Konsep & Aplikasinya (Materi Kuliah Manajemen Kinerja Proyek M`najemen Konstruksi), Malang : PMD Fakultas Teknik Universitas Brawijaya.

Soeharto, Imam. 1995 : Manajemen proyek dari konseptual sampai operasional, Jakarta : Erlangga.